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档案数字化组织和管理的这些要求,你知道吗?

552024-01-10

纸质档案数字化工作的开展需要从机构及人员、基础设施、工作方案 、管理制度、工作流程控制、工作文件管理、档案数字化外包等方面做好组织和管理工作。以下来自《纸质档案数字化规范》(DA/T31—2017)。

 

 

Part 01.

 

机构及人员

 

1. 应建立纸质档案数字化工作组织,对数字化工作进行统筹规划、组织实施、协调管理、安全保障、技术保障、监督检查、成果验收等,确保数字化工作的顺利开展。

 

2. 应配备具有相应能力的工作人员,包括熟悉档案业务并具有较高的调查研究水平和良好的组织领导能力的管理人员,熟悉相关标准规范并能够为纸质档案数字化工作各环节提供技术支持的技术人员,掌握一定数字化基础知识并熟悉本职工作的操作人员等。应通过科学规范的管理制度,对工作人员进行规范化管理。为强化数字化工作的安全性,应加强对外聘工作人员的审核。

 

 

Part 02.

 

基础设施

 

1.应配备专用加工场地,并进行合理布局,形成档案存放、数字化前处理、档案著录、档案扫描、图像处理、质量检查等工作区域。

 

2.加工场地的选择及温湿度等环境的控制不应不利于档案实体的保护。场地内应配备可覆盖全部场地的防火、防水、防有害生物、防盗报警、视频监控等安全管理的设施设备。

 

3.应合理规划、配备和管理纸质档案数字化设施设备,确保设施设备安全、先进,能够满足数字化工作的需要。

 

 

Part 03.

 

工作方案

 

1.应在充分调研的基础上,制定科学合理的工作方案,确保纸质档案数字化工作达到预期目标。

 

2. 纸质档案数字化工作方案应包括数字化对象、工作目标、工作内容、成本核算、数字化技术方法和主要技术指标、验收依据、人员安排、责任分工、进度安排、安全管理措施等内容。数字化对象的确定应综合考虑档案的珍贵程度、开放程度、利用率、亟待抢救程度、数字化资金情况等因素。

 

3. 宜对纸质档案数字化工作方案进行专家论证,确保其科学、规范、合理。

 

4. 纸质档案数字化工作方案应经审批后严格执行。工作方案审批结果应与数字化工作过程中形成的其他文件一并保存。

 

Part 04.

 

管理制度

 

1. 应制定科学化、规范化的管理制度,并在工作过程中严格执行,以有效保障档案安全和纸质档案数字化成果质量。

 

2.纸质档案数字化管理制度应包含岗位管理、人员管理、场地管理、设备管理、数据管理、档案实体管理等方面的制度。

 

 

岗位管理制度主要规定数字化工作各岗位的工作目标和职责,形成明确的岗位业务流程规范、考核标准、奖惩办法等;人员管理制度主要对人员的安全责任、日常行为、外聘人员信息审核及管理、非工作人员来访登记等进行规范;场地管理制度主要对人员出入和工作场地内基础设施、环境、网络、监控设施、现场物品、证件等的管理进行规范;设备管理制度主要对数字化工作各环节涉及的全部设备的管理进行规范;数据管理制度主要对数字化各环节所产生的数据的管理进行规范;档案实体管理制度主要对档案实体在数字化过程中的交接、管理、存放等工作进行规范。

 

Part 05.

 

工作流程

 

1. 应依据相关的法律法规和各类技术标准,制定相关的工作流程和各环节操作规范等,对纸质档案数字化全过程进行有效的控制,确保数字化成果质量。

 

2. 应加强对纸质档案数字化工作的全流程安全管理。

 

3.应建立完善的问题反馈机制,对纸质档案数字化工作过程中后端环节发现前端环节中产生的问题进行及时反馈和修正。

 

 

Part 06.

 

工作文件管理

 

1. 应根据情况制定符合实际要求的纸质档案数字化工作文件,以此加强对数字化工作的管理。主要包括纸质档案数字化工作方案、纸质档案数字化审批书、纸质档案数字化流程单、数据验收单、项目验收报告、纸质档案数字化成果移交清单等,采取外包方式实施时,还应包括项目招标文件、投标文件、中标通知书、项目合同、保密协议等。

 

2. 应加强对纸质档案数字化工作文件的管理,明确数字化工作过程中形成的工作文件的整理、归档、移交等管理要求。

 

 

Part 07.

 

档案数字化外包

 

1. 纸质档案数字化工作如需外包,档案部门应从企业性质、股东组成、安全保密、企业规模、注册资金情况等方面严格审查数字化加工企业的相关资质;按照GB/T 20530-2006第5章的要求评估数字化加工企业的技术能力;从规章制度的建立健全程度等方面考查加工企业的管理能力

 

2. 在项目实施过程中,应依据《档案数字化外包安全管理规范》(档办发[2014]7号),从档案部门、数字化服务机构、数字化场所、数字化加工设备、档案实体、数字化成果移交接收与设备处理等层面执行严格的安全管理要求

 

3. 档案部门应指派专门人员参与纸质档案数字化外包业务的监督、指导,完成质量监控、进度监控、投资监控、安全监控和协调沟通等方面的工作。

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