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这些数字档案馆建设实践中的常见问题,你遇到过吗?

632024-01-08

数字档案馆建设是一个高技术含量的档案馆建设,需要一系列基础工作的支持,而部分企业在信息技术基础方面比较薄弱,数字档案馆建设起步也较晚,因此,数字档案馆的建设在实践中面临诸多艰巨问题,主要包括以下几方面:

 

01 数字档案室定义误区

 

 

部分企业数字档案室建设工作存在一定误区,认为数字档案室等同于档案数字化。数字档案室应该是一种档案管理的新模式,而非局限于将传统载体档案资源转化为电子文件保管或者将系统生成的电子文件有效捕获在档案管理系统中就结束。其建设工作应同办公自动化、前端业务系统与后端的档案馆信息系统深度融合,打造一种从文件产生直至被档案馆永久保存的全过程管理新模式。

 

02 建设测评要素不健全

 

目前,我国仅有少数省份对数字档案室正式出台了建设测评标准,有些省份虽也出台了数字档案室建设总体标准,但对于建设细节问题诸如分为几个模块、每一个模块的具体要求、实际工作成果检验标准等内容却少有涉及,企业更是鲜有相关测评标准。

 

 

03 技术层面存在一定局限

 

第一,信息系统接口不兼容与元数据要素不统一的问题。企业集团内部各部门由于使用的不同信息系统、不同元数据要素结构、不统一的文件格式、无法兼容的应用系统等情况而产生的技术壁垒问题突出。

 

第二,传统载体档案数字化环节标准不统一。如存在数字化转换的文件分辨率指标不统一、存储容量标准不统一等问题。

 

04 长期保存功能有待深化

 

 

电子文件长期保存是在电子环境下,为了使文件信息长时间保持有效可用,而采取一定的方法,尽量减少电子文件对计算机软硬件环境的依赖性。目前,企业数字档案馆(室)建设在长期保存方面一般只关注电子文件存储格式转换,而在定期对电子文件及其软硬件环境进行读取、测试、处置等方面,往往因电子文件所依赖软硬件环境的元数据缺失而无法进行。档案系统在文件格式迁移和其依赖环境仿真功能的支持方面也不尽如人意。

 

05 电子文件元数据方案待完善

 

 

元数据是描述电子文件的背景、内容、结构及其管理过程的数据,伴随着电子文件的形成而产生,并在整个电子文件管理过程中不断增加和更新,为电子文件的真实性、完整性、可靠性、可用性和其证据性提供保障,是电子文件的重要组成部分。

 

企业在建设数字档案馆(室)过程中,大多比较关注那些常用的文件实体元数据,如文件题名、文号、年度、保管期限、责任者等,而会忽视一些不常用的说明电子文件电子属性或数字化属性的元数据,如电子文件格式信息、文档创建程序、信息系统描述、数字化对象形态、扫描分辨率等。另外,描述电子文件管理过程的业务实体元数据,如业务状态、业务行为、行为时间、行为描述等也比较欠缺。

 

06 信息安全问题

 

第一,未建立备份与灾难恢复机制。仅有少部分单位建立了离线备份或进线备份模式,对于异地容灾备份模式则更少。

 

第二,未建立内部安全管理机制。缺乏数据存储介质相关管理规范,导致部分传输介质公私不分,忽视利用登记,导致带入木马病毒等隐患情况的发生。

 

 

07 保障体系建设不到位

 

人才组织体系建设不到位。数字档案室对业务人员的综合素质要求更为苛刻,随着馆室、馆际一体化的趋势日益明显和逐渐加快,越来越需要一支既懂计算机网络技术、又了解档案管理业务的复合型专用人才队伍。

 

如何应对以上几个问题呢?我们可以一下几个角度进行切入:

 

一 完善相关制度、测试规范等

 

尽快完善数字档案室建设相关的制度、规范,明确数字档案室建设的目标、任务,以确保数字档案室的建设和管理更加规范、高效和安全。

 

二 以文件全生命周期视角统筹数字档案室建设工作

 

1.将文件从设计、生成、利用直至保存或销毁看作是一个完整的工作流程。与此相对应的即是前段的业务系统、办公自动化系统、数字档案室应用系统和数字档案长期保存系统等电子文件全生命周期管理环节所依托的具有逻辑次序的系统。这些系统对应了相关业务部门与文书部门、机关档案部门及综合档案馆等职能机构,它们在逻辑闭环内部存在对应关系。

 

 

2.在数字档案资源建设方面,档案部门可适当提前介入鉴定,保证各类档案资源的齐全完整。数字档案资源种类丰富,包括了文书、科技、声像等门类的电子档案,以文件全生命周期理念来看,应将各业务流程阶段中产生的各类电子档案进行整合。

 

三 加强系统验收测试

 

系统验收测试主要是针对委托第三方进行软件开发的企业提出的,而一般进行自主研发的企业,往往比较重视软件开发中的测试环节。对于外购软件的企业,软件测试是一项必不可少的任务,它主要体现在验收测试上,一般应由购置软件的企业负责组织,安排本企业信息技术部门实施,或委托国家认可的第三方测试机构实施。

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