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大数据环境下如何做好档案信息管理利用?

562024-01-17

在大数据时代,如果可以合理有效应用云计算、物联网技术将可以最大限度地提高档案收集率,丰富档案资源。还可以将烦琐的档案数据处理更加简单化,并且还有利于打造统一的档案管理平台,理顺档案工作体制机制,助推企业档案管理工作的开展。

 

  大数据环境下企业档案在信息管理方面存在的问题

 

01  档案信息化管理制度不够完善

大数据环境下,传统的纸质档案管理制度已不适应新时代档案信息化管理的要求。因此,企业档案信息化管理势必需要革新管理制度。但是,从现状来看,大部分企业的档案信息化建设方案不够完善,如档案分类不具科学性、日常管理维护不够规范,从而导致企业档案的信息化管理水平大大降低。此外,在信息档案人员相关绩效制度、奖惩制度不够完善的情况下,会抑制档案管理人员对待档案信息化管理工作的责任意识及态度,使档案信息化管理的质量难以得到有效提升。

 

 

02  档案信息化设施及装备不够健全

档案信息化管理需要完善的设施、装备支持,但部分企业重视自身经营活动,而不够重视档案工作,导致在档案信息化管理工作方面的资金投入有限。这便难以保证信息化档案管理所需软硬件设施设备的完善,从而使企业档案信息化管理工作的效率、质量及安全性难以得到有效保障。

 

03  档案信息化安全水平有待提高

对于企业来说,在档案信息化管理工作开展期间,需提升档案信息化安全水平。然而,目前一些企业在档案信息化管理数据库日常维护方面做得不够好,加上缺乏现代化安全技术及方法的支持,使企业的档案信息化安全水平难以得到有效提高。比如,缺乏防火墙技术、权限加密技术的支持下,易使企业的档案信息管理系统受到病毒、黑客攻击等,使企业档案信息私密性降低,进而使企业遭受较大的经济损失。

 

 

  大数据环境中企业档案信息化管理及利用策略分析

从提升档案信息化管理及利用价值层面考虑,需采取及时有效的策略。总结起来,具体策略如下:

 

01  构建完善的档案信息化管理制度

为了使企业的档案信息化管理工作能够有据可依,需构建完善的档案信息化管理制度,学习贯彻国家档案局颁布的各项法律法规,并以现有制度为依据,不断改进及完善,使企业档案信息管理工作中档案分类更加合理科学、日常管理维护工作更加规范。

 

 

同时,完善绩效制度及奖惩制度,规范约束档案管理工作人员的行为,对表现优异的管理人员给予奖励,对管理工作怠慢、不积极的工作人员给予一定惩罚,从而促进档案信息化管理工作质量的全面提升,加强企业档案门类建设。

 

02  扩展企业档案利用范围

在我国市场经济迅速发展的背景下,企业的发展速度逐渐加快,其档案种类和档案数量也越来越多,若是依旧采用传统的方法对其进行保存,势必会导致档案保存不够规范,使企业档案管理及利用方面的工作质量大大降低。所以,企业档案管理要坚持与时俱进的原则,不断提高档案管理的信息化水平,使其能够更好地适应时代发展,为企业发展提供可靠的信息服务。

 

 

例如,将数据库技术、音像处理技术应用到企业档案管理中,能够对档案资料进行数字化的处理和保存,不断丰富企业档案的形式及内容,为企业档案的信息化管理及利用提供有利基础。对于一些经济情况较好的企业,可以将先进的现代信息技术应用到档案信息化管理中,促进企业档案管理朝着信息化的方向不断发展,使企业档案的利用更具有深度和广度。

 

03  加大对档案信息化建设投入

档案基础设施的建设和档案设备的投入可以对档案信息的安全性和完整性产生直接影响,如果企业配备了安全高效的档案设施和电子设备,就可以有效地将纸质档案转变为电子档案,更可以保证一些带有密级的、不可对外公开的档案的安全性,所以企业必须要加强对档案信息化基础设施及设备的投入,配备必要的电子设备,如计算机、服务器、存储器、扫描仪、路由器等,并对档案管理系统和软件进行及时更新。

 

04  挖掘企业档案信息化发展的潜力

通过对大数据进行分析可知,大数据的主要价值就是对企业数据进行采集和整理,实现对数据信息的有效统计和分析。在企业档案信息化管理工作开展期间,不但需要对档案信息的收集更加重视,将其保存到统一的数据库中,也要深入分析以后的数据,将分析结果作为企业发展重要决策的参考依据,促进企业朝着良好的方向不断发展。

 

 

只有做到深入挖掘有用的历史信息及发展规律,才能够将档案数据的使用价值充分发挥出来,促进企业的进一步发展。基于大数据的企业档案信息化管理能够实现分析历史数据的作用,帮助企业及时发现自身存在的问题,进而采取有效措施进行改进。同时,可以挖掘信息背后的隐性关联,促进信息资源的传递及共享,使档案数据在企业发展中的价值有效体现出来。

 

05  加强档案信息化管理队伍建设

为了使企业档案信息化管理的人才需求得到有效满足,需重视档案信息化管理队伍的建设,持续提升档案管理人员的信息化能力及水平,使其能够熟练运用各种信息化技术手段,促进档案信息化管理及利用等各项工作的有效进行。

 

首先,可以对现有的档案管理人员进行培养,结合档案信息化管理及利用的实际情况落实有针对性的培训措施,重视培训内容的优化,确保档案管理人员通过培训,提升档案管理方面的实践能力及技巧。

 

 

其次,可以引进一些优秀的档案信息化管理人才,使其能够充分发挥自身的优势,带动档案管理队伍综合素质的不断提高,弥补档案信息化管理及利用中的不足。

 

最后,需要充分发挥企业激励制度的作用,调动档案管理人员的积极性及主动性,在做好档案工作的同时,结合自身的工作情况进行自主学习,促进自身档案专业能力和水平的不断提高,为企业档案信息化管理工作提供有效支撑。

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